Mail Merge in MS Word is a feature that combines a template document (like a letter or email) with a data source (such as an Excel sheet) to create personalized communications for multiple recipients. It simplifies tasks like sending bulk emails, printing labels, or creating envelopes with customized details for each recipient.
Mailing Tab MS Word का एक विशेष feature है, जिसका उपयोग मुख्यतः मेल मर्ज (Mail Merge) process को आसान बनाने के लिए किया जाता है। इसका उपयोग Personal Letter, Lables, Envelops, और Email Masseges बनाने और भेजने के लिए किया जाता है।
1. Start Mail Merge: It allows you to
start mail merge process. Mail Merge is mainly used for creating similar
document for the multiple people with their name and other informations.
यह option आपको mail
merge process को शुरू करने की अनुमति देता है। Mail Merge मुख्य रूप से एक master
document (जैसे, letter) को कई recipients के लिए personal बनाने के लिए उपयोग
होता है।
·
Letters: Letters बनाने के लिए।
·
E-mail Messages: Email तैयार करने के लिए।
·
Envelopes: Envelopes तैयार करने के लिए।
·
Labels: Labels तैयार करने के लिए।
·
Directory: एक सूची (directory) बनाने के लिए।
Steps:
1. Go to Mailings Tab
2. Click on "Start
Mail Merge"
3. Choose any one of the
above options
2. Select Recipients:
You can create a list
of people for you want to create document or you can also select the availble
list of recipients from your computer.
Options:
·
Type a New List: नई सूची बनाएं।
·
Use an Existing List: पहले से तैयार सूची का उपयोग
करें।
·
Choose from Outlook Contacts: Outlook Contacts का चयन
करें।
Steps:
1. Click on "Select
Recipients" option
2. Choose option as per
your need.
3. Add the data and
Click on OK
इस option के माध्यम
से आप पहले से चुने गए recipients की सूची को Edit कर सकते हैं।
Steps;
1. Click on Mailings Tab
à "Edit Recipient
List"
2. Select and edit the
data which you want.
3. Click on Ok
4. Insert Merge Field:
This option allows
you to insert the fields from your data in the document.
यह option आपको Mail
Merge document में data जैसे name, address, या Email शामिल करने की अनुमति देता
है।
Steps:
1. Put the Cursor where
you want to insert data
2. Click on "Insert
Merge Field" drop down button
3. Choose the Field from
the list.
5. Preview Results: It allows you to show
the result before make the final data.
यह option आपको यह
देखने में मदद करता है कि document कैसा दिखेगा जब real data merge किया जाएगा।
Steps:
1. Click on Mailings Tab
à "Preview
Results"
2. Click on "Next
Record" and "Previous Record" button to view the different data.
6. Finish & Merge:
It is used to finish
the mail merge process and make a final new document.
Steps:
1. Click on Finish &
Merge option
2. Choose any on option
from the list as per your need.
7. Envelopes: Envelopes in MS Word is a feature that allows you to create and print envelopes directly from your document. You can customize the size, font, and layout of the envelope and easily add the recipient's and sender's addresses.
Envelopes MS Word में एक feature है जो आपको
सीधे आपके documents से envelopes बनाने और print करने की सुविधा देता है। आप envelope
का size, font, और layout, customize कर सकते हैं और आसानी से receiver और sender
के address जोड़ सकते हैं।
Steps:
1. Click on "Envelopes"
from Mailing Tab
2. Insert the Delivery and
Return Address
3. Click on Add to
document or print option
8. Labels: Labels in MS Word are pre-designed templates that allow you to create and print labels, such as address labels, name tags, or product labels. You can customize the size, layout, and content of the labels to suit your needs.
इसका उपयोग विभिन्न label
तैयार करने के लिए किया जाता है, जैसे product label या address labels.
Steps:
1. Click on Labels from
Mailing Tab
2. Design the text and
layout of Label
3. Click on New Document
and Print
यदि आप एक साथ सभी label
को update करना चाहते हैं, तो update label option पर क्लिक करें।
Steps to Merge two
different documents in MS Word using Mail Merge
Step 1: Open Main
Document
1.
2. इसमें वह Text लिखें
जो सभी के लिए एक जैसा होगा, और वह जगह खाली छोड़ें जहां अलग-अलग data डाला जाएगा।
Step 2: Prepare Data
Source Document
1. Excel, Word, या किसी
अन्य फॉर्मेट में Data Source तैयार करें।
2. सुनिश्चित करें कि इसमें Columns का इस्तेमाल हो (जैसे Name, Address, Email आदि)
Step 3: Start Mail
Merge Process
1. Mailings Tab में
जाएं।
2. Start Mail Merge पर click
करें और उपयुक्त विकल्प चुनें: Letters, Email Messages, Envelopes, Labels, या
Directory
Step 4: Connect the
Data Source
1. Select Recipients पर click
करें और फिर Use an Existing List चुनें।
2. अपने Data Source
Document (Excel या Word) choose करें।
3. यदि Excel चुनते हैं,
तो सही Sheet और Data Range चुनें।
1. Main Document में वह
जगह पर click करें जहां Data Source से Information जोड़नी है।
2. Insert Merge Field option
पर click करें और उचित Field (जैसे Name, Address) चुनें।
3. इस process को सभी
आवश्यक स्थानों पर दोहराएं।
Step 6: Preview
Results
1. Preview Results पर
क्लिक करें।
2. हर Record के अनुसार
Document कैसा दिखेगा, इसका preview करें।
Step 7: Complete the
Mail Merge
1. Finish & Merge पर
Click करें।
2.
o Edit Individual
Documents: सभी Merged Documents को एक नई फाइल में खोलें।
o Print Documents: सीधे Print करें।
o Send Email Messages: Emails भेजें (इसके
लिए Outlook सेटअप होना चाहिए)
Additional Notes:
·
सुनिश्चित करें कि Data Source में कोई गलत डेटा न हो।
·
Placeholder Fields (जैसे <
Mail Merge का उपयोग Letter,
Invitation, या Personal Letters तैयार करने के लिए बहुत उपयोगी है।