If several languages coalesce the grammar
3 min ago
It will seem like simplified English.
1 hours ago
As a skeptical Cambridge friend of mine occidental.
Mail Merge in MS Word is a feature that combines a template document (like a letter or email) with a data source (such as an Excel sheet) to create personalized communications for multiple recipients. It simplifies tasks like sending bulk emails, printing labels, or creating envelopes with customized details for each recipient.
1. Start Mail Merge: It allows you to start mail merge process. Mail Merge is mainly used for creating similar document for the multiple people with their name and other informations.
यह option आपको mail merge process को शुरू करने की अनुमति देता है। Mail Merge मुख्य रूप से एक master document (जैसे, letter) को कई recipients के लिए personal बनाने के लिए उपयोग होता है।
Options:
· Letters: Letters बनाने के लिए।
· E-mail Messages: Email तैयार करने के लिए।
· Envelopes: Envelopes तैयार करने के लिए।
· Labels: Labels तैयार करने के लिए।
· Directory: एक सूची (directory) बनाने के लिए।
Steps:
1. Go to Mailings Tab
2. Click on "Start Mail Merge"
3. Choose any one of the above options
2. Select Recipients: You can create a list of people for you want to create document or you can also select the availble list of recipients from your computer.
इस विकल्प के माध्यम से आप recipients की सूची को चुन सकते हैं या तैयार कर सकते हैं।
· Type a New List: नई सूची बनाएं।
· Use an Existing List: पहले से तैयार सूची का उपयोग करें।
· Choose from Outlook Contacts: Outlook Contacts का चयन करें।
1. Click on "Select Recipients" option
2. Choose option as per your need.
3. Add the data and Click on OK
3. Edit Recipient List: If there are any mistake or you want to change in some data, you can choose this option.
इस option के माध्यम से आप पहले से चुने गए recipients की सूची को Edit कर सकते हैं।
Steps;
1. Click on Mailings Tab à "Edit Recipient List"
2. Select and edit the data which you want.
3. Click on Ok
4. Insert Merge Field: This option allows you to insert the fields from your data in the document.
यह option आपको Mail Merge document में data जैसे name, address, या Email शामिल करने की अनुमति देता है।
1. Put the Cursor where you want to insert data
2. Click on "Insert Merge Field" drop down button
3. Choose the Field from the list.
5. Preview Results: It allows you to show the result before make the final data.
यह option आपको यह देखने में मदद करता है कि document कैसा दिखेगा जब real data merge किया जाएगा।
1. Click on Mailings Tab à "Preview Results"
2. Click on "Next Record" and "Previous Record" button to view the different data.
6. Finish & Merge: It is used to finish the mail merge process and make a final new document.
यह process को end करने और अंतिम document तैयार करने के लिए उपयोगी है।
1. Click on Finish & Merge option
2. Choose any on option from the list as per your need.
7. Envelopes: Envelopes in MS Word is a feature that allows you to create and print envelopes directly from your document. You can customize the size, font, and layout of the envelope and easily add the recipient's and sender's addresses.
Envelopes MS Word में एक feature है जो आपको सीधे आपके documents से envelopes बनाने और print करने की सुविधा देता है। आप envelope का size, font, और layout, customize कर सकते हैं और आसानी से receiver और sender के address जोड़ सकते हैं।
1. Click on "Envelopes" from Mailing Tab
2. Insert the Delivery and Return Address
3. Click on Add to document or print option
8. Labels: Labels in MS Word are pre-designed templates that allow you to create and print labels, such as address labels, name tags, or product labels. You can customize the size, layout, and content of the labels to suit your needs.
इसका उपयोग विभिन्न label तैयार करने के लिए किया जाता है, जैसे product label या address labels.
1. Click on Labels from Mailing Tab
2. Design the text and layout of Label
3. Click on New Document and Print
यदि आप एक साथ सभी label को update करना चाहते हैं, तो update label option पर क्लिक करें।
Steps to Merge two different documents in MS Word using Mail Merge
Step 1: Open Main Document
1. MS Word खोलें और एक नया या पहले से तैयार Main Document (जैसे Letter या Email Template) खोलें।
2. इसमें वह Text लिखें जो सभी के लिए एक जैसा होगा, और वह जगह खाली छोड़ें जहां अलग-अलग data डाला जाएगा।
Step 2: Prepare Data Source Document
1. Excel, Word, या किसी अन्य फॉर्मेट में Data Source तैयार करें।
2. सुनिश्चित करें कि इसमें Columns का इस्तेमाल हो (जैसे Name, Address, Email आदि)
Step 3: Start Mail Merge Process
1. Mailings Tab में जाएं।
2. Start Mail Merge पर click करें और उपयुक्त विकल्प चुनें: Letters, Email Messages, Envelopes, Labels, या Directory
Step 4: Connect the Data Source
1. Select Recipients पर click करें और फिर Use an Existing List चुनें।
2. अपने Data Source Document (Excel या Word) choose करें।
3. यदि Excel चुनते हैं, तो सही Sheet और Data Range चुनें।
Step 5: Insert Merge Fields
1. Main Document में वह जगह पर click करें जहां Data Source से Information जोड़नी है।
2. Insert Merge Field option पर click करें और उचित Field (जैसे Name, Address) चुनें।
3. इस process को सभी आवश्यक स्थानों पर दोहराएं।
Step 6: Preview Results
1. Preview Results पर क्लिक करें।
2. हर Record के अनुसार Document कैसा दिखेगा, इसका preview करें।
Step 7: Complete the Mail Merge
1. Finish & Merge पर Click करें।
2. नीचे दिए गए options में से चुनें:
o Edit Individual Documents: सभी Merged Documents को एक नई फाइल में खोलें।
o Print Documents: सीधे Print करें।
o Send Email Messages: Emails भेजें (इसके लिए Outlook सेटअप होना चाहिए)
Additional Notes:
· सुनिश्चित करें कि Data Source में कोई गलत डेटा न हो।
· Placeholder Fields (जैसे <>) सही तरीके से Insert किए गए हों।
Mail Merge का उपयोग Letter, Invitation, या Personal Letters तैयार करने के लिए बहुत उपयोगी है।